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Por qué hay empresas y gobiernos que todavía usan fax

Si piensas en una tecnología moderna y sofisticada, probablemente el desagradable pitido de un fax no sea lo primero que te venga a la cabeza.

Los facsímils o telecopias -sí, ese es su nombre original- son anteriores a la era digital. Las máquinas que permiten enviarlos tienen más de 170 años de antigüedad, por eso muchos las consideran tecnología obsoleta.

Sin embargo, varias empresas y gobiernos de todo el mundo se resisten a abandonar el fax, que durante mucho tiempo y a partir de la década de 1980 fue indispensable en cualquier oficina que se precie.

“En muchos casos, enviar un fax es más seguro, fácil de usar y adecuado a los hábitos de trabajo actuales que enviar un mensajes a través de la computadora”, escribió en una columna para el diario The Conversation Jonathan Coopersmith, profesor de historia de la tecnología en la Universidad de Texas, Estados Unidos, y autor del libro The Rise and Fall of the Fax Machine (“El auge y caída de la máquina de fax”, 2016).

Pero los fax no siempre son la opción más segura. De hecho, ha habido alertas recientes que sugieren que esas máquinas están en el punto de mira de los hackers.

Aún así, en países como Japón y Alemania, así como en varios sectores de Estados Unidos -incluido el FBI‘, enviar un fax es tan habitual como un email. Incluso la tecnológica japonesa Sony envía faxes.

Una encuesta global de 2017 encontró que de 200 empresas grandes -compañías con más de 500 empleados- el 82% vio enviar a sus trabajadores el mismo número de faxes o incluso más que en 2016.

Una de las razones que explican la persistencia del fax es que la industria ha sido capaz de adaptarse a las tecnologías digitales. Por ejemplo, algunos servidores permiten enviar documentos electrónicos. Es el llamado “eFax” o fax electrónico.

Además, existen servicios en la nube que tratan los documentos enviados por fax como archivos de PDF. Estos sistemas permiten su envío tanto a través de líneas telefónicas como por internet, según el receptor.

Paul Rydell, el fundador de FaxBurner, una compañía que permite convertir faxes en emails (y recibirlos a través de una aplicación) señala en su blog que uno de los motivos por el que se sigue usando el fax es que “es una de las formas más fáciles de enviar un documento”, además de su “versatilidad”.

“Conservadurismo digital”

La compañía británica de asesoramiento tecnológico Cooperative Systems considera que otro de los motivos por los que prevalece el fax es el “conservadurismo digital”.

“Pese a lo que sabemos sobre la capacidad de la tecnología para mejorar la operatividad e impulsar la productividad, muchas compañías no se atreven a cambiar“, explica en su sitio web.

También señala que dos de los motivos que alimentan ese enfoque conservador son la idea de que la tecnología reemplazará a los humanos y las amenaza de que “internet no es segura”.

Coopersmith llama a esa actitud “la inercia de lo cómodo”.

“Un factor personal que hace que siga vigente el fax es la reticencia al cambio. Las pequeñas empresas que sienten que el fax cumple todas sus necesidades tienen pocos motivos para gastarse dinero para esforzarse en probar una nueva tecnología para intercambiar documentos”, asegura.

Se estima que hay más de 45 millones de máquinas de fax activas en todo el mundo.

En el hospital

Sectores como la salud, el ámbito legal, las fuerzas policiales, y algunos gobiernos usan el fax de manera habitual.

“Ciertas empresas y organizaciones prefieren mandar algunos documentos sensibles, como contratos y correspondencia, a través de fax”, dice Rydell.

Un motivo detrás de ello, además de la resistencia al cambio, es el temor a la falta de seguridad del mundo digital.

Los médicos usan mucho los faxes tanto en rutinas como en situaciones de alto riesgo. Según el sitio de noticias estadounidense Vox, se considera que actualmente en torno al 75% de las comunicaciones en el mundo médico(dentro de ese país)se hacen por fax.

En Estados Unidos, eso suele ocurrir porque cierta regulación -la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico, conocida por sus siglas en inglés, HIPAA– obliga a los médicos a proteger cierta información de los pacientes enviando los documentos por fax ,en lugar de usar el email.

Y en Reino Unido el sistema de salud británico, NHS, también lo sigue usando. En diciembre, el organismo recibió un ultimátum para dejar de usar esas máquinas por completo en 2020.

Es una vieja costumbre. Es más, tal y como reporta la revista estadounidenseThe Atlantic, una startup llamada PatientBank que permitía a los usuarios recibir su historial médico digitalmente, tuvo que cerrar el año pasado porque era demasiado difícil acceder a esos fax.

Paul Fletcher-Hill, fundador de la empresa, le dijo a ese medio que uno de las razones que alegan los hospitales para seguir dependiendo del fax es la seguridad. “Hay una percepción de que los sistemas digitales son más fáciles de hackear”, señala.

En parte es verdad, pues aunque se detecte la señal -lo cual es muy posible- comprometer esa sola señal es mucho menos dañino que todo un sistema de datos digitales. Así que aunque puede ser más vulnerable a nivel individual no comprometería conjuntos de datos como lo hace una computadora.

Un fax para el FBI

En el caso de la aplicación de la ley, muchos de los datos siguen siendo analógicos.

Desde hace años, en el ámbito periodístico se sabe que el FBI solamente admite solicitudes relativas a la Ley por la Libertad de Información (abreviado FOIA) por correo ordinario y fax.

Sin embargo, muchos se preguntan si no es hora de renovar. El email permitiría que los médicos reciban el historial al instante y de manera más sencilla, y el FBI podría responder de manera más directa a las solicitudes.

Pero no hay que olvidarse de lo que Coopersmith describe como “la magia” de ver un documento transmitido instantáneamente a otra parte del mundo. Acostumbrados, a lo abstracto del universo digital, lo tangible adquiere un atractivo cada especial y nos permite tener la información, literalmente, en nuestras manos.

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